Rullande scheman du kan ändra när livet ändras

Det är halvtid i fotbollssäsongen. Tränaren skickar ett mejl: fredagsträningen på Solbergaplanen har bytt till onsdagar från och med nästa vecka, för att hallen bokas av ett seniorlag på fredag nu. Ni kör ett rullande 4-veckorsschema — tisdag och fredag är Jonas träningsdagar, Lina hämtar Astrid de dagarna. Nu ska fredag bort och onsdag in. Tidigare i FamilyBoard innebar det att riva ned schemat och bygga om det från grunden. I v2.4 är det tre klick.

Vad ändrats

Rullande scheman har funnits i FamilyBoard ett tag. Tanken är att du definierar ett mönster en gång — vilka veckodagar, vilka tider, vilka deltagare, hur lång cykeln är — och sen projiceras det automatiskt framåt i kalendern utan att du rör det. Praktiskt för allt som upprepas i cykler: skiftarbete, hämtningsrundor, träningar, städdagar.

Problemet var att scheman var låsta efter att du skapade dem. Ville du ändra något — cykellängden, en enskild mall, ankarveckan — gick det inte. Du fick ta bort schemat och lägga upp det på nytt. Historiken försvann. Framtida händelser försvann. Inga händelser som redan passerat skrevs om, men allt annat fick göras om manuellt.

I v2.4 är det rullande schemat fullt redigerbart. Du kan ändra precis det du vill — utan att förlora vare sig historia eller framtida händelser som redan matats ut.

Så funkar det

Öppna det rullande schemat du vill ändra. Tryck på "Redigera cykel" längst upp till höger. Du ser fyra saker du kan justera:

1. Cykellängd — hur många veckor en rotation tar. En familj med skiftarbete kör ofta 4 veckor; en enklare rotation kanske bara behöver 2. Du kan byta cykellängd utan att börja om — FamilyBoard räknar om hur befintliga mallar passar in i den nya cykeln och visar dig en förhandsgranskning.

2. Ankarvecka — vilken kalendervecka som räknas som "vecka 1" i cykeln. Det här är lättast att förstå med ett exempel: om din cykel börjar om en sommar men du ändrade ankarveckan under hösten, kan du flytta den en vecka framåt eller bakåt så att alla framtida rotationer landar rätt. Du ändrar inte historiken — bara från vilket datum cykeln räknas om.

3. Fönster — hur många cykler framåt som materialiseras i kalendern. Defaultvärdet är 3 cykler. Vill du se halvåret framåt sätter du det till 6. Vill du ha ett smalare fönster för att undvika att en schemaändring skapar för mycket kalendertröghet kan du sätta 1–2.

4. Mallar — ett schema har en mall per vecka i cykeln. Varje mall listar vilka dagar och tider som gäller den veckan, plus vilka familjemedlemmar som är berörda. Du kan redigera varje mall för sig: lägga till en dag, ta bort en dag, ändra tid, byta deltagare. Ändringen slår bara igenom framåt — redan passerade händelser rörs inte.

När du är klar ser du en förhandsgranskning av hur de närmaste cyklerna ser ut med dina ändringar, innan du bekräftar. Ser något konstigt ut kan du backa och justera.

Varför det var svårt förut

Den tekniska anledningen att rullande scheman var låsta är att FamilyBoard tidigare materialiserade händelser direkt när du skapade schemat. Det vill säga: när du sparade ett 4-veckorsmönster genererades faktiska kalenderhändelser för de kommande månaderna med en gång och lagrades i databasen.

Det fungerade bra så länge ingenting ändrades. Men om du ville redigera mönstret senare kolliderade ändringen med de redan skapade händelserna. Vad skulle hända med händelser som ändrats manuellt? Med händelser som delats med andra? Med påminnelser som satts? Det blev snabbt ett snårigt problem.

Lösningen i v2.4 kallas uppskjuten materialisering. I stället för att generera alla framtida händelser direkt sparas mönstret och händelserna genereras strax innan de visas — eller när du explicit bett om en förhandsgranskning. Det gör det möjligt att ändra mönstret när som helst utan att kollidera med något som faktiskt lagrats. Historiken är orörd; framtida händelser räknas om utifrån det nya mönstret.

När det är användbart

Skiftarbete som ändrar karaktär. Lina på IVA fick en ny tjänst med en 3-veckorscykel istället för 4-veckorscykel. Förut: ta bort schemat, bygg om allt. Nu: byt cykellängd, justera mallarna för vecka 1–3, bekräfta. Historiken — vem som jobbade och var barn hämtades under de senaste månaderna — finns kvar.

Höstens fotbollsschema ger plats åt inomhussäsongen. Utomhussäsongen är slut. Barnet börjar inomhusträning på en annan tid, en annan dag. I stället för att skapa ett nytt rullande schema kan du redigera mallarna i det befintliga — ändra dag och tid — och säsongsövergången syns sömlöst i kalendern.

Skolschemat ändras efter LPO-revision. En skola ändrar sin lektionsstart till 08:15 istället för 08:00 från och med termin 2. Tre barn, tre separata mallar i samma rullande schema. Du uppdaterar starttiden på en mall, kopierar ändringen till de andra två, klart.

Du kan läsa mer om hur skiftarbetare konkret bygger upp sina rotationer i en genomgång av rullande scheman för skiftarbete.

Hur det jämför med Google Calendars återkommande händelser

Google Calendar har återkommande händelser — du anger ett upprepningsmönster (varje tisdag, varje 14:e dag, osv.) och det rullar framåt. Det funkar bra för enkla mönster. Problemet uppstår när du vill ändra en enstaka förekomst: Google gråter ut alla framtida händelser och frågar om du vill ändra "den här händelsen", "den här och alla följande" eller "alla händelser". Väljer du fel alternativ förlorar du ändringar du gjort på enstaka datum. Det finns inget stöd för cykler som är längre än en vecka, ingen ankarvecka, inget sätt att definiera att "vecka 1 ser ut så här och vecka 2 ser ut annorlunda".

Pappersroteringar — den klassiska lösningen med stor papper på kylskåpet och färgpennor — kan inte rulla framåt automatiskt och existerar inte i telefonen när du är i bilen och ska hämta ett barn.

FamilyBoard kombinerar: ett cykliskt mönster med flera mallar per cykel, automatisk framåtrullning, och nu full redigering efteråt. Det liknar närmast det du skulle bygga i ett kalkylblad — men utan att du behöver ta hand om formlerna.

Hur du börjar

Om du redan har ett rullande schema i FamilyBoard: öppna det och testa "Redigera cykel". Förhandsgranskningssteget gör det tryggt att experimentera — ingenting sparas förrän du bekräftar.

Har du inget rullande schema sedan tidigare kan du läsa mer om familjekalendern för skiftarbetare för att förstå när ett rullande schema lönar sig framför vanliga återkommande händelser. En sammanfattning av alla nyheter i v2.4 finns på vad är nytt i FamilyBoard. Eller börja direkt på FamilyBoards startsida om du vill se hur det hela hänger ihop.

Vanliga frågor

Försvinner historiken om jag ändrar cykellängden? Nej. Händelser som redan passerat berörs aldrig av en redigering. Ändringen slår bara igenom från och med nästa oavklarade cykel, eller från ett datum du väljer i förhandsgranskningsvyn.

Kan jag ändra en enstaka mall utan att påverka resten av schemat? Ja. Mallarna är oberoende av varandra — du redigerar vecka 2 utan att röra vecka 1, 3 eller 4.

Vad händer om jag ändrar ankarveckan? FamilyBoard räknar om vilken cykelposition varje framtida händelse tillhör, baserat på det nya ankaret. Förhandsgranskningsvyn visar exakt vad som händer innan du bekräftar. Förflutna händelser påverkas inte.

Jag råkade bekräfta en ändring jag inte ville ha — kan jag ångra? Ja, med ångra-knappen (⌘Z på iPad, svep-tillbaka på iPhone) direkt efter att du bekräftat. Det ångrar hela redigeringen i ett steg. Om du stängt schemavy utan att ångra: kontakta supporten via appen så kan vi återställa manuellt — vi sparar revisions-historik i 30 dagar.

Funkar det om vi är två föräldrar med delat schema? Ja. Båda ser förhandsgranskningsvyn. Den som bekräftar ser en dialogruta: "Meddela [namn] om ändringen?" — väljer du ja skickas en push-notis med en summering av vad som ändrats. Inget skrivs om tyst.